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Déclaration des bénéficiaires effectifs : comment ça marche ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs est une étape clé de la vie d’une société. En effet, elle a pour but de limiter les fraudes et est contrôlée par les greffes des tribunaux de commerce. Ainsi, pour vous éviter les erreurs, Pappers vous propose un article pour vous éclairer sur ce qu’est cette déclaration, son prix, la bonne façon de la remplir ainsi que les sanctions encourues en cas de défaut de déclaration.

Une déclaration de bénéficiaires effectifs : qu’est ce que c’est ? 

" Le bénéficiaire effectif est la ou les personnes physiques : soit qui contrôlent en dernier lieu, directement ou indirectement, le client ; soit pour laquelle une opération est exécutée ou une activité exercée "

Article L. 561-2-2 du code monétaire et financier

Le code monétaire et financier défini par l'article L. 561-2-2 ce qu'est un bénéficiaire effectif. Il ne donne pas de définition de "la déclaration des bénéficiaires effectifs". Cependant, on peut légitimement penser que la déclaration des bénéficiaires effectifs d'une société permet d'identifier les personnes physiques ou morales qui dirigent une société. Cette démarche a pour but de lutter contre la fraude et le blanchiment d’argent. 

Si une société A est bénéficiaire effective d’une autre société B, c’est la personne physique responsable de la société A qui sera nommée comme bénéficiaire effective de la société B.

Par principe, sont considérés comme bénéficiaires effectifs, toute personne qui possède directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote d’une société ou à défaut toute personne qui exercerait par tout moyen une activité de contrôle sur les organes de gestion, d'administration ou de direction ou sur l'assemblée générale des associés de la société concernée.

Enfin, si les deux critères préalablement définis ne permettent pas de déterminer les bénéficiaires effectifs, on admettra que ce sont les représentants légaux de la société.

Quelles sont les sociétés concernées par la déclaration de bénéficiaires effectifs ?

Il est important de noter que la déclaration de bénéficiaires effectifs concerne :

  • toutes les sociétés civiles (SCI, SCP) ;
  • les associations immatriculées au RCS ;
  • les sociétés commerciales (SAS, SARL, SNC, SA) ;
  • les GIE ;
  • et les organismes de placement collectif.

Quand doit-on remplir la déclaration des bénéficiaires effectifs ? 

La déclaration initiale des bénéficiaires effectifs d’une société doit être transmise soit, en même temps que tous les autres documents, lors de l’immatriculation au greffe du tribunal de commerce, soit dans les 15 jours suivant l’immatriculation de la société au greffe du tribunal de commerce.

Dans l’hypothèse d’une modification de la déclaration des bénéficiaires effectifs, (changement de bénéficiaire, de sa participation à la société…) il est nécessaire de mettre à jour la déclaration déposée au greffe. Cela doit être fait dans les 30 jours qui suivent la modification sous peine de sanction.

Exemple de modification pour les sociétés : 

  • un changement de forme juridique ;
  • un transfert de siège social.

Exemple de modification des bénéficiaires effectifs : 

  • perte de capacité légale d’un des bénéficiaire ;
  • changement des représentant légaux ;
  • changement d' adresse personnelle des bénéficiaires effectifs….

Combien coûte une déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Le tableau ci-joint résume les étapes essentielles et le coût d’une déclaration de bénéficiaires effectifs pour une société. 

DéclarationQuand ?Où ?Coût
Déclaration initialeLors de l’immatriculation ou dans les 15 joursAu greffe du tribunal de commerce21,41 €
Modification de la déclaration initialeDans les 30 jours suivant l’acte de modificationAu greffe du tribunal de commerce44,70 €
Tarif en vigueur en 2021

Des frais pourront être rajoutés si vous faites appel aux services d'un professionnel du droit (exemple Legalstart) pour vous accompagner dans vos démarches.

Comment doit-on remplir la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Lors de l’immatriculation, il est nécessaire de remplir le formulaire Cerfa n° 16062*01 pour déclarer le bénéficiaire effectif de votre société. Le document doit être dûment complété avec des informations claires, complètes et exactes. Le document doit être remis dans les 30 jours au greffe du tribunal de commerce sous peine de sanction. En effet, le greffe pourra vous enjoindre de lui déposer ce document. 

La déclaration des bénéficiaires effectifs est assez simple à remplir.

Les éléments suivants doivent être complétés :

  • la raison sociale de la société ;
  • la forme juridique ;
  • l'adresse de son siège social ;
  • le  numéro unique d'identification complété par la mention RCS, le nom de la ville du greffe ou est immatriculée la société.
  • les nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse personnelle de toutes les personnes physiques concernées ;
  • les modalités du contrôle exercé sur la société ou l'entité juridique ;
  • la date à laquelle la ou les personnes physiques sont devenues le bénéficiaire effectif de la société ou de l'entité juridique.

Le représentant légal de la société devra signer et procéder au dépôt de cette déclaration.

Il existe une notice écrite par des greffiers qui explique point par point comment remplir correctement la déclaration des bénéficiaires effectifs.

Quelles sont les sanctions encourues  en cas d’absence de déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Un dirigeant de société ne procède pas à la déclaration des bénéficiaires effectifs de son entreprise auprès du greffe dans les 30 jours qui suivent son immatriculation encourt des sanctions.

Si le dirigeant est une personne physique, il risque jusqu'à 6 mois d'emprisonnement et une amende de 7 500 € peine principale et au titre de peines complémentaires une interdiction de gérer et une privation partielle des droits civils et civiques (éligibilité). 

Si le dirigeant est une personne morale, la société encourt 37 500 € d'amende ainsi qu’une dissolution de l’entreprise.

A cela s’ajoute le placement sous surveillance judiciaire de sa société, la fermeture d'établissements, l’exclusion des marchés publics, l’interdiction de procéder à une offre au public de titres financiers ou de faire admettre ses titres financiers aux négociations sur un marché réglementé mais aussi, l’interdiction d'émettre des chèques ou d'utiliser des cartes de paiement.

Enfin au titre de peine complémentaire, il peut y avoir l’affichage de la décision prononcée ou la diffusion de celle-ci au public.

Qui a accès aux informations sur les bénéficiaires effectifs ?

Suite aux lois sur l’Open data, dans une volonté de transparence vis-à-vis du citoyen et pour une meilleure société démocratique, le législateur à modifier le code monétaire et financier. Il autorise désormais l’accès pour tout citoyen à certaines informations relatives aux bénéficiaires effectifs d’une société et notamment : 

  • le nom ;
  • le pseudonyme ;
  • les prénoms ;
  • les mois et année de naissance ;
  • les pays de résidence ;
  • les nationalité des bénéficiaires effectifs ;
  • les parts et intérêts qu’ils détiennent dans la société.

Toutes ces informations sont recueillies par l’INPI et consultables gratuitement sur le site data.inpi.fr ainsi que sur des rediffuseurs tel que Pappers.

Certaines informations restent confidentielles notamment l’adresse personnelle des bénéficiaires effectifs, le jour et le lieu de naissance etc