Domiciliation d'entreprise : fonctionnement, prix et formalités

La domiciliation d'une entreprise est une étape indispensable à la création de celle-ci. En effet, elle est nécessaire à l’immatriculation au RCS de votre société. Il est possible d’immatriculer votre entreprise à plusieurs endroits : chez vous, louer des bureaux etc… Pappers vous guide pour choisir quelle solution choisir et pour vous aider dans cette étape cruciale de création de votre société.

Qu'est ce que la domiciliation d’entreprise ?

La domiciliation d’entreprise correspond à l’adresse administrative et fiscale de votre société. Elle doit apparaître sur tous les documents légaux de votre entreprise. Elle va servir à l’immatriculation de votre société et permet de déterminer le siège social de votre société. C’est de la domiciliation de votre entreprise que découle le siren de celle-ci. 

La domiciliation est donc une étape indispensable à ne pas négliger dans la création de votre société.

Pourquoi faire une domiciliation d'entreprise ?

Il est possible de domicilier son entreprise pour plusieurs raisons : financières, juridiques, fiscales ou encore marketing. 

L'impact marketing de la domiciliation

La domiciliation de votre entreprise peut être un choix stratégique qui va renforcer l’image de votre entreprise. Par exemple, la domiciliation peut vous permettre de gagner en crédibilité auprès de vos partenaires ou de vos clients.

L'impact juridique de la domiciliation

La domiciliation est obligatoire pour remplir les formalités administratives permettant la création de l’entreprise. Elle permet d’immatriculer la société au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM). 

Sans cette immatriculation, le centre de formalité des entreprise (CFE) ou le greffe du tribunal de commerce peuvent refuser l’immatriculation de la société.

La domiciliation est nécessaire pour les formalités publicitaires légales. La domiciliation est demandée pour l’annonce légale faite dans le journal d’annonces légales du département du siège social de l’entreprise.

Enfin, l’adresse du siège social doit être mentionnée sur tous les documents légaux de l’entreprise (contrats, statuts).

La domiciliation permet aussi de déterminer la nationalité de l’entreprise. Celle-ci dépend du siège social de l’entreprise. Ce point peut être déterminant dans le cadre d’un litige international avec l’entreprise. Le tribunal compétent est par principe celui du siège social de l’entreprise.

L'impact fiscal de la domiciliation

Domicilier son entreprise lui confère une adresse fiscale qui détermine la législation fiscale applicable à votre société. A ce titre, si votre entreprise est française, elle sera soumise à la législation fiscale française.

Votre entreprise peut aussi en fonction de son lieu de domiciliation, bénéficier d’une fiscalité locale particulière.

Il est donc indispensable d’être correctement renseigné sur les législations fiscales en vigueur pour faire le bon choix de domiciliation.

Où faire sa domiciliation d’entreprise ?

Pour domicilier son entreprise, il suffit de déclarer l’adresse de domiciliation au centre de formalités des entreprises (CFE). Il est nécessaire au préalable d’avoir choisi le type de domiciliation que vous souhaitez pour votre société. Il existe plusieurs domiciliations possibles :

La domiciliation chez soi

Si vous êtes entrepreneur individuel, il vous est possible de vous domicilier chez vous si ces deux conditions sont remplies :

  • D'une part, vous devez vérifier que le bail, le règlement de copropriété les règles d'urbanisme, les clauses du bail d'habitation ne s'opposent pas à la domiciliation de votre activité dans votre domicile.
  • D'autre part, vous devez notifier au bailleur ou au syndic de copropriété que votre domicile personnel va être utilisé pour héberger l'entreprise avant son immatriculation. Il est souvent recommandé de souscrire à une extension de l'assurance habitation pour couvrir les dommages causés au tiers dans le cadre de votre activité.

Quid de la domiciliation d'une SAS, SARL ou SASU ?

Si vous décidez de domicilier une SAS, SARL, SASU chez vous, il ne faut pas, par principe, que des dispositions contractuelles ou législatives de votre domicile s'opposent à la domiciliation de votre société. Par exemple les règles d'urbanisme qui empêche la création d'une SAS.

Par exception, si vous êtes dans ce cas de figure, il est toujours possible de domicilier votre société chez vous mais uniquement pour une durée maximale de 5 ans.

Quelles sont les formalités à accomplir pour la domiciliation chez soi ?

  • Notifier votre intention par écrit au bailleur ou au syndicat de la copropriété avant la demande d'immatriculation au RCS de la société.
  • Déclarer au greffe la nouvelle adresse de l'entreprise avant l'expiration des 5 ans, sous peine de radiation d'office du RCS

Il n'y a pas de formulaire particulier d'attestation de domiciliation à remettre au RCS/RM. Une attestation de domiciliation doit, cependant, être présente dans le dossier de création de la société et comporter les éléments suivants :

  • Noms, prénoms et adresse du domicile du dirigeant ;
  • Nom et forme juridique de la société ;
  • Adresse de domiciliation de la société ;
  • Coordonnées du propriétaire.

La domiciliation auprès d'une pépinière d'entreprise

La domiciliation auprès d'une pépinière d'entreprise correspond au fait de partager avec d'autres entreprises des bureaux. Cela permet de limiter les coûts et de répartir les frais liés aux équipements et aux services. Ils sont mutualisés avec les autres sociétés qui partagent les locaux.

Pour entrer dans une pépinière d'entreprise, il faut respecter les 2 conditions suivantes :

  • La société doit avoir au moins 2 ans d'existence ;
  • Vous devez déposer un dossier de candidature, qui sera ensuite étudier par un comité qui décidera d'accepter ou non l'entreprise au sein de la pépinière.

La domiciliation dans un local d'entreprise

Il est possible de domicilier son entreprise dans un local dédié à son activité. L'entreprise peut en être propriétaire, occupante ou locataire. Il faut vérifier que la législation ou le contrat du local servant à la domiciliation ne s'y oppose pas.

Quelques spécificités relatives au local d'entreprise :

  • Si votre société a une activité à but commerciale, il vous est possible de conclure un bail commercial pour une durée de 9 ans sans formalité requise quant à la conclusion du contrat.
  • Si vous avez une activité libérale, il vous est possible de conclure un bail professionnel pour une durée au moins égale à 6 ans. Le bail doit être fait par écrit.

Vous pouvez conclure une convention d'occupation précaire. Cela permet une jouissance précaire du lieu pour une durée souhaité par les parties.

La domiciliation auprès d'une société de domiciliation

Une société de domiciliation est une société spécialisé dans la domiciliation d'entreprise. La société propose plusieurs service en plus de celui de domicilier la société comme par exemple : la gestion des courriers (réception des courriers et réexpédition au dirigeant de l'entreprise), un secrétariat, une permanence téléphonique, de la location d’un bureau, etc.

En outre, cette solution est facile d'accès car elle est très simple à mettre en place, il suffit de conclure un contrat de domiciliation avec une société de domiciliation immatriculée au registre de commerce et des sociétés. Il est aussi nécessaire que cette société soit agréée par la préfecture de l'endroit ou est exercé votre activité.

Le contrat de domiciliation dure 3 mois avec tacite reconduction. Il doit être présenté au RCS lors de l'immatriculation de la société.

Il existe des formalités à remplir pour conclure un contrat avec une société de domiciliation. Le document doit être signé et comporter les mentions suivantes :

  • Numéro d'agrément préfectoral ;
  • Durée initiale du contrat (minimum 3 mois) ;
  • Engagement du domiciliataire durant l'occupation des locaux d'être immatriculé au RCS (sauf personne morale de droit public);
  • Engagement du domicilié d'utiliser exclusivement les locaux comme siège de l'entreprise.

Quel est le coût de la domiciliation d’entreprise ?

Le coût de la domiciliation varie en fonction du type de domiciliation choisie

  • Si vous choisissez de vous domicilier chez vous, la domiciliation est gratuite.
  • Si la domiciliation se fait dans un local professionnel, le prix minimum de location est de 1 500 €.
  • Si la domiciliation est faite dans une pépinière d’entreprise, le tarif se situera entre 200 et 400 €.
  • Enfin, si vous optez pour une société de domiciliation, le tarif variera entre 100 à 300 €.