Dépôt des comptes annuels : fonctionnement, obligations et coût

Sommaire

La loi impose aux sociétés de procéder au dépôt de leurs comptes annuels devant le greffe du tribunal de commerce. C’est une obligation légale qui a pour objectif de créer de la transparence dans la vie des affaires, mais qui peut présenter quelques difficultés en terme de coût, de délais et de démarches à effectuer.

Aussi, si vous êtes concernés, vous trouverez dans notre article toutes les informations essentielles relatives au dépôt des comptes annuels d’une société devant le greffe du Tribunal de Commerce.

Quelles sont les sociétés concernées par le dépôt des comptes annuels ?

Les sociétés concernées par l’obligation de dépôt des comptes annuels sont les suivantes :

Sociétés à responsabilité limitée SARL ainsi que EURL ;
Sociétés de personnes (SNC, société en commandite simple). Attention, ne sont pas concernés les SNC dont au moins l'un des associés est une personne physique ;
Sociétés par actions (société anonyme - SA, SAS et société en commandite par actions) ;
Sociétés commerciales dont le siège est situé à l'étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France ;
Sociétés d'exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS) ;
Sociétés coopératives agricoles sous certaines conditions.

Quels sont les documents à transmettre au greffe du tribunal de commerce ?

Documents pour toutes les entreprises

Les documents à transmettre en cas de dépôt des comptes annuels sont les suivants :

Document	Description
Bilan	Présente l'actif et la passif de la société
Compte de résultat	Se focalise sur les variations de patrimoine. Il permet de déterminer les performances de l’entreprise
Annexes	Informations qui permettent d’aider à la compréhension du bilan comptable
Rapport de gestion de gestion si la société est cotée en bourse*	Rédigé par la direction de la société et communiqué aux associés, à l’occasion de l’assemblée générale annuelle. Son but est d'informer l’assemblée générale des associés sur la gestion de la société durant l’exercice écoulé, annonce les perspectives ainsi que des projets prévus pour l’exercice à venir.
Rapport du conseil de surveillance, s'il s'agit d'une SA à directoire ou une société en commandite par actions.	Rapport qui présente la gestion du directoire.
Si nécessaire le rapport du commissaire aux comptes	Concerne les entreprises ayant un bilan supérieur à 1 million d'euros, ou un CA supérieur à 2 millions d'euros ou plus de 20 salariés

Bon à savoir : Dans l’hypothèse d’une société anonyme, les rapports de gestion, si la société est cotée en bourse sont déterminés par le conseil d’administration

Documents complémentaires en cas de comptes consolidés

S’il s’agit d’une société contenant des comptes consolidés, les documents suivants doivent également être transmis au greffe :

Documents	Description
Comptes consolidés	Etablissement de la situation patrimoniale et financière des différentes sociétés du groupe comme s'il ne s'agissait que d'une seule entité
Rapport sur la gestion du groupe	L'article 233-26 du code du commerce dispose que "Le rapport sur la gestion du groupe expose la situation de l'ensemble constitué par les entreprises comprises dans la consolidation, son évolution prévisible, les événements importants survenus entre la date de clôture de l'exercice de consolidation et la date à laquelle les comptes consolidés sont établis ainsi que ses activités en matière de recherche et de développement."
Rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés	Rapport dans lequel le commissaire aux comptes donne un avis et vérifie la véracité des comptes de la société
Rapport du conseil de surveillance	Vérification du rapport trimestriel du directoire et du bon fonctionnement du directoire. Veille au bon fonctionnement de l'entreprise et de ses comptes annuels

L'exception à la règle du dépôt des comptes annuels

Dans le cadre du dépôt des comptes annuels, il existe un assouplissement à la liste des documents à fournir au greffe du tribunal de commerce : l’obligation d’établir l’annexe jointe au bilan et compte de résultat tombe dès lors qu’une société remplit au moins 2 des conditions suivantes :

votre entreprise à un total de bilan de moins de 350 000 euros
votre chiffre d’affaires ne dépasse pas les 700 000 euros
Votre entreprise compte moins de 10 salariés.

Attention : cette dernière condition ne concerne pas les entreprises dont l’activité principale est de gérer des bases de participation et des valeurs mobilières, si votre entreprise à une activité d’établissement de crédit, de financement, d'assurance, de réassurance ou est une société cotée sur un marché réglementé.

Il est impératif que tous les documents transmis au greffe du tribunal de commerce soient certifiés conformes par le représentant légal.

Comment et où déposer les comptes annuels à transmettre au greffe du tribunal de commerce ?

Le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est une obligation légale posée par les articles L232-21 et suivants du code de commerce. C’est une obligation annuelle. Il s’agit de la dernière formalité juridique après la clôture de l’exercice et l’approbation des comptes par le ou les associé(s) de la société.

Il est possible de demander une prorogation de délai au tribunal de commerce, uniquement pour la tenue d’une assemblée.

Cela se fait par voie de requête adressée au président du tribunal de commerce. Dans cette hypothèse, il est possible de proposer un report à la date de son choix. Il est possible de transmettre les comptes annuels d’une entreprise soit directement auprès du tribunal de commerce dont relève votre entreprise, soit par envoi postal. Vous pouvez trouver votre tribunal compétent en indiquant le code postal du siège social de votre entreprise sur le site service public.fr. Il est aussi possible de les déposer directement en ligne sur le site infogreffe.fr.

Quand déposer les comptes annuels ?

Au regard de l’article L 232-22 du code de commerce, chaque société est tenue de déposer au greffe du tribunal de commerce dans un délai 1 mois ses comptes annuels, après approbation des comptes par une assemblée générale ordinaire. Cette Assemblée doit avoir lieu dans les 6 mois qui suivent la date de clôture de l’exercice social.

Par exemple : si les comptes sont clôturés le 31 décembre de l’année N, l’assemblée générale doit avoir lieu avant le 31 juillet de l’année N+1.

Qui peut exercer l’option de confidentialité des comptes ?

L’option de confidentialité des comptes correspond à la possibilité pour certaines entreprises (micros, petites, moyennes entreprises), sous certaines conditions (voir détail ci-dessous), de demander à ce que le dépôt au greffe, de leurs comptes annuels ne soient pas publiés.

L'option de confidentialité accordée aux micro-entreprises

Cette option de confidentialité est réservée aux micro entreprises, c'est-à-dire aux entreprises remplissant au moins deux critères parmi les trois ci-dessous :

un total du bilan inférieur à 350 000 € ;
un chiffre d'affaires net inférieur à 700 000 € ;
moins de 10 salariés.

Pour les micro-entreprises établies sous forme de société coopérative agricole ou d'union de sociétés coopératives agricoles, celle-ci peuvent bénéficier de l'option de confidentialité uniquement si les comptes sont déposés postérieurement au 7 août 2016. Si votre entreprise souhaite bénéficier de ce droit, elle doit remplir une déclaration et l’adresser au greffe. Elle peut s’inspirer du modèle ci-joint : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/R38632

L'option de confidentialité accordée aux petites entreprises

Cette option de confidentialité ne s'applique qu'au compte de résultat et est réservée aux petites entreprises, c'est-à-dire aux entreprises remplissant au moins deux critères parmi les trois ci-dessous :

un total du bilan inférieur à 6 millions d’€ ;
un chiffre d'affaires net inférieur à 12 millions d’€ ;
moins de 50 salariés.

Dans cette option, seul le compte de résultat est confidentiel. Le bilan reste donc public.

Pour bénéficier de l’option, il faut adresser une requête au greffe. Il est possible de s’inspirer du modèle ci-joint : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/R38632

L'option de publication simplifiée accordée aux moyennes entreprises

Les moyennes entreprises ne peuvent bénéficier que de l’option de publication simplifiée de leurs comptes annuels si elles ne dépassent pas deux des trois conditions définies par le code de commerce :

Total de bilan de moins de 20 millions d'€
Chiffre d'affaires net de moins de 40 millions d'€
Moins de 250 salariés

Il n'est pas nécessaire que la présentation soit accompagnée d’un rapport du commissaire aux comptes. Pour faire la demande, il faut effectuer une déclaration au greffe selon les mêmes modèles types précités.

Enfin, cette option de confidentialité ne s’applique pas à certaines sociétés comme les petites et moyennes entreprises appartenant à un groupe, les établissements de crédit et sociétés de financement, les entreprises d'assurance et de réassurance, fonds de retraite, mutuelles par exemple, sociétés cotées sur un marché réglementé les microentreprises dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (holding) et enfin les entités faisant appel à la générosité publique.

Quelles sanctions en cas de défaut de dépôt des comptes annuels ?

Toute infraction à l’obligation de dépôt des comptes annuels est sanctionnée par une amende de 1500 euros et 3000 euros en cas de récidive.

Toute personne intéressée ainsi que le ministère public peut demander à une société de déposer ses comptes annuels.

Si la société ne dépose pas ses comptes, le ministère public ou la personne intéressée peut saisir le président du tribunal de commerce qui statuera en référé et adressera une injonction de dépôt de compte dans les plus brefs délais et ceux sous astreinte.

Si l’ordonnance de référé n’a pas d'effet dans un délai d’un mois, le président du tribunal peut demander à se voir communiquer par le commissaire aux comptes une information exacte de la situation économique et financière de la société.

Combien coûte le dépôt des comptes ?

Le dépôt des comptes annuels est une formalité payante. Le coût du dépôt annuel des comptes est le suivant :

Par correspondance : 45,2 € TTC
En ligne : 45,28 € TTC
Sur place : 47,50 € TTC

Les tarifs indiqués sont les tarifs en vigueur au 1er janvier 2021.

Vous pouvez réaliser ces démarches vous-même ou vous faire aider par un professionnel du droit ou un expert-comptable. Le tarif pour cette prestation oscille entre 200 et 500 euros HT.

Si vous êtes accompagné par un expert-comptable pour la comptabilité de votre entreprise, il est possible que son forfait comprenne les démarches liées au dépôt.