Tout savoir sur la gestion des frais professionnels

En quoi consistent les frais professionnels ? Quelles sont les dépenses concernées, les modalités de remboursement ? Quelles dépenses sont soumises aux exonérations fiscales ? faut-il mettre en place des politiques d'achats et de remboursement ?

Pour les salariés comme pour l'entreprise, les frais professionnels peuvent rapidement rimer avec cauchemar, montagne de paperasse, stress et découragement.

Voici tout ce qu'il faut savoir pour une gestion sereine des frais professionnels.

Frais professionnels : de quoi s'agit-il ?

La définition des frais professionnels est finalement très simple, il s'agit de l'ensemble des dépenses engagées par un salarié pour la bonne exécution de ses missions professionnelles. 

Dès lors que la nécessité des dépenses pour l’exercice d’une activité professionnelle est avérée, l’entreprise est tenue de rembourser les frais engagés par le salarié. Le montant des remboursements n'est pas pris en compte dans le calcul de la CSG ni celui des cotisations de sécurité sociale.

Parmi les types de dépenses professionnelles ouvrant droit à un remboursement, on peut recenser : 

  • Les frais de transport : utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles, frais de carburant, de stationnement, billets de transport (train, avion, bus, vélo... selon la politique de voyage définie par l'entreprise)
  • Les frais d'hébergement : nuitée d'hôtel lors de déplacements professionnels. Un barème de remboursement peut-être établi dans la Politique de Voyage entreprise (PVE) ainsi que dans la politique de dépense entreprise. Dans tous les cas, le salarié doit être informé des montants pris en charge.
  • Les frais de repas : déjeuners, dîner dans le cadre de la mission du salarié. Tout comme pour les frais d'hébergement, le montant des frais de bouche remboursables sont fixés au préalable par l'employeur.
  • Les abonnements et frais logiciels

Les modalités de remboursement des frais professionnels

L'entreprise peut proposer plusieurs types de remboursement des frais professionnels pour les salariés :

Le remboursement des dépenses réelles sur justificatif

Pour obtenir un remboursement, le salarié doit impérativement fournir la preuve effective des dépenses engagées. Il s'agit principalement des factures et tickets de paiement mentionnant spécifiquement la date et l'heure du paiement, le montant HT et TCC ainsi que le montant de la TVA. L'ensemble des dépenses doit faire l'objet d'une note de frais qui doit être validée par les managers et transmise aux équipes comptables. Les délais de remboursement du salarié sont en moyenne de 30 jours avec un délai maximum obligatoire de 5 ans.

Ce processus peut d'avérer fastidieux et chronophage à la fois pour les salariés et les équipes comptables. 

Il n'existe pas de montant maximum de remboursement.

L'allocation forfaitaire

Il s'agit d'un montant fixe versé mensuellement par l'entreprise pour couvrir les dépenses professionnelles d'un salarié. Ces montants sont soumis à des plafonds à ne pas dépasser.

Les entreprises et les salariés sont soumis à des plafonds à ne pas dépasser. Ces barèmes de remboursement révisables chaque année sont liés à la nature des dépenses et des missions. Il est donc important pour l'entreprise de vérifier au préalable quel mode de remboursement est le mieux adapté en fonction des missions des salariés et du montant annuel estimé des dépenses professionnelles.

Dans le cadre des remboursements forfaitaires, l'employeur n'a pas à justifier la nature des dépenses lors d’un contrôle fiscal, mais doit pouvoir prouver leur adéquation avec les situations de fait.

La déduction forfaitaire spécifique

Il s'agit d'un abattement sur le montant des remboursements forfaitaires dans le calcul des cotisations de sécurité sociale et des contributions d’assurance chômage et d'AGS. Cet abattement est réservé à une certaine catégorie de salariés (ouvriers du bâtiment, artistes, VRP…), avec un montant maximum de 7600 €.

Comment simplifier la gestion des dépenses professionnelles

Mise en place de politiques de dépenses 

L'une des premières choses à définir pour éviter tout débordement, abus ou mésentente est une politique de dépense d'entreprise mentionnant explicitement les dépenses autorisées, les conditions (jour, déplacement, mission), et les montant autorisés, les process de validation des dépenses et modalités de remboursement. Ce document doit être partagé avec l'ensemble des collaborateurs et faire l'objet d'une communication interne dans l'entreprise.

Chaque salarié pourra ainsi réaliser en toute autonomie les dépenses inhérentes à sa mission.

Simplification des process de gestion des notes de frais

Une fois les dépenses engagées, il est nécessaire de mettre à disposition des salariés des outils pour réaliser leurs notes de frais pour engager les remboursements, comptabiliser les dépenses et calculer le montant de la TVA récupérable sur ces dépenses.

De plus en plus d'entreprise mettent à disposition des collaborateurs une carte business pour le paiement des frais professionnels. Ces cartes qui peuvent être paramétrables permettent de contrôler les dépenses des salariés, et évitent aux salariés d'avancer les frais sur leur fonds personnels.

En complément d'un logiciel de gestion des dépenses, il est ainsi plus facile de valider et centraliser les dépenses, contrôler automatiquement les justificatifs et générer les écritures comptables afférentes.

Les équipes comptables et financières peuvent suivre les dépenses en temps réel, et réaliser plus facilement des reportings.