Pourquoi choisir un outil de gestion de notes de frais ?

Dès lors que l’on parle de gestion financière et administrative, les notes de frais d’entreprise constituent un véritable casse-tête. En effet, gérer les différents postes de dépenses dans une société est particulièrement compliqué et chronophage. L’utilisation d’une carte d’entreprise ainsi que d’un logiciel de note de frais est une solution qui vient alléger le travail du service de comptabilité.  Découvrez pourquoi choisir un outil de gestion de notes de frais et comment sélectionner le meilleur logiciel note de frais. 

La gestion des notes de frais manuelle en interne est une tâche chronophage 

Pour vous simplifier la gérance des notes de frais au sein de l’entreprise, il est préférable de miser sur une solution électronique pratique et efficace. Choisissez le meilleur logiciel note de frais et carte d’entreprise pour vous éviter bien des désagréments. Bien qu’assez simple, la formalité relative aux notes de frais est fastidieuse et engendre bien souvent une grande perte de temps ainsi qu’une baisse de la productivité. En effet, la difficulté de gérer des notes de frais provient du fait qu’il faille suivre de nombreuses étapes :

1. L’élaboration des notes de frais par le salarié ;
2. La validation par un cadre ou un dirigeant de l’entreprise ;
3. La récupération des différents justificatifs et factures auprès des salariés ;
4. La vérification, la saisie et l’enregistrement au niveau de l’équipe comptable ;
5. Le contrôle et le remboursement via le service financier.
   

Il s’agit d’étapes qui nécessitent du temps, du travail et de l’énergie, puisque chaque traitement demande une attention toute particulière. Il ne s’agit cependant que d’une tâche répétitive, à faible valeur ajoutée pour l’entreprise. C’est la raison pour laquelle il est préférable de miser sur un logiciel note de frais qui permettra d’automatiser ces actions. Vous pourrez ainsi être certain qu’il n’y aura aucune erreur pouvant entraîner un surcoût pour l’entreprise.

Comment choisir le meilleur logiciel note de frais ? 

Ce ne sont pas les options qui manquent pour ce qui est de la dématérialisation de la gestion des notes de frais.

Choisissez cependant d’acquérir un outil correspondant aux besoins de votre entreprise et qui réponde parfaitement à toutes les exigences spécifiques de votre structure. Pour cela, n’hésitez pas à consulter des sites spécialisés comme ConnectBanque. Il vous faut une solution qui s’adapte aux outils de gestion comptable standards, dont vous vous servez déjà.

Tenez également compte de la mobilité de l’outil, puisqu’en général, les notes de frais concernent les collaborateurs en déplacement. Misez donc sur un outil mobile qui soit en mesure de gérer les dépenses des salariés en temps réel. Vous verrez que le processus de validation, de comptabilisation et de remboursement en sera grandement fluidifié.

Attention à ces quelques points, car il vous faut un outil qui soit parfaitement conforme à la légalisation, qui soit paramétrable et qui soit doté de différentes fonctionnalités de gestion optimisées. Optez pour le meilleur logiciel note de frais qui vous fournit une carte d’entreprise qui servira aux paiements. Cette solution est simple, sécurisée, traçable et transparente. Il sera aisé de suivre directement toutes les dépenses professionnelles des collaborateurs, grâce à ces moyens de paiement nouvelle génération.