Comment piloter les dépenses d’une entreprise grâce aux logiciels de gestion ?

La gestion des dépenses d’une entreprise peut rapidement devenir un casse-tête entre les notes de frais, les factures des fournisseurs ou encore les rentrées d’argents et les frais kilométriques. L’arrivée de la dématérialisation et de la digitalisation ont permis aux entreprises de mieux s’organiser et de gérer leurs dépenses plus facilement.

Les avantages de la dématérialisation dans la gestion des dépenses 

Jusqu’à il y a quelques années, il était encore nécessaire de garder tous les papiers liés aux dépenses de l’entreprise dans de gros dossiers, en espérant qu’ils ne se perdent pas en route. Certaines entreprises continuent en ce sens, ne trouvant pas le bon logiciel de gestion, rendant la période du bilan très compliquée, voire problématique en cas de contrôle par les autorités.
Désormais, la digitalisation est entrée dans la norme et offre de nombreux avantages à ne pas négliger :

• Une diminution du temps de traitement : le gain de temps pour le traitement des données est forcément améliorée avec un rangement plus clair et plus organisé des documents. Le comptable comme le ou les dirigeants sont gagnants.
• Une meilleure mise en conformité avec la réglementation : les logiciels de gestion de dépenses réalisent une veille de la législation et s’adaptent pour proposer une solution toujours plus sécurisée.
• Une comptabilité plus précise : les erreurs de comptabilité sont forcément diminuées avec des documents numérisés et sauvegardés au fur et à mesure. 
• Un archivage plus sûr : en cas de besoin, tous les documents et notes de frais sont disponibles rapidement, y compris sur toute la durée légale de conservation (6 ans pour les notes de frais et 10 ans pour les documents comptables). 
• Une meilleure analyse de l’évolution de l’entreprise : la digitalisation et l’archivage permettent de prendre du recul sur les dépenses de l’entreprise et de les optimiser.

Quels outils digitaux pour gérer les dépenses de son entreprise ?

Il existe maintenant de nombreux logiciels de gestion et de sites dédiés à la dématérialisation des dépenses d’entreprise. Plus ou moins complets et efficaces, il est nécessaire de se pencher sur les fonctionnalités de chacun avant d’en adopter un définitivement.
Sur le marché, voici les solutions que peut rencontrer un entrepreneur ou dirigeant d’entreprise :

• les logiciels/applications proposés par les comptables, qui s’aident de plus en plus de ce type de solution pour mieux gérer la comptabilité de leurs clients.
• les logiciels de gestion (web et mobile) tel que Expensya, un gestionnaire de dépense très complet offrant de nombreuses fonctionnalités très pratiques et surtout adaptées à tous les types d’entreprises (freelance,TPE, PME et grands groupes).
• les applications mobiles de suivi, gratuites ou payantes, disponibles sur le catalogue des applications (Android, Apple). Elles ne sont pas forcément les plus complètes ni fiables, il faut trier et bien vérifier leur niveau de sécurité.

Quelques conseils pour bien choisir son outil de gestion des dépenses

La première chose à vérifier avant d’opter pour un logiciel de gestion est de vérifier qu’il offre la possibilité de connecter l’ensemble de vos systèmes d’informations (factures, comptes bancaires, etc.) et assure une mise à jour en temps réel afin d’éviter la double saisie ou de devoir repasser après pour mettre au clair les données. Nombreux logiciels ou applications mobiles n’offrent pas cette fonctionnalité, pourtant majeure si l’on veut gagner du temps.

La disponibilité d’une application mobile pour mettre en ligne rapidement et à tout moment les notes de frais papier (restaurant, essence, péage, etc.). 

Un archivage sécurisé et reconnu par la législation du pays afin de conserver les justificatifs de façon sécurisé et pendant toute la durée légale.

Un suivi régulier des évolutions de la législation et une mise à jour pour garantir la conformité de l’entreprise auprès des autorités.

En conclusion, le choix d’un logiciel de gestion ne doit pas se faire à la légère. Il est nécessaire d’opter pour une solution répondant à ses critères afin de gagner en efficacité et en temps, si précieux pour les entreprises.